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科研採購(設備費)

單價$10,000以上。

處理流程

  1. 請購
    1. 向廠商取得報價單。
    2. 向經費來源計劃主持人(老師)確認。
    3. 產生請購公文。
    4. 繳交請購公文。
    5. 學校請購流程。(約1~2週)
    6. 學校核准請購。
  2. 核銷
    1. 向廠商取得發票。
    2. 產生核銷公文(粘貼憑證用紙)。
    3. 繳交核銷公文(粘貼憑證用紙)。
    4. 學校核銷流程。(約1~2週)
    5. 學校完成核銷,並送回財產增加單與產編貼紙。
  3. 財產增加
    1. 請經費來源計劃主持人(老師)確認並於財產增加單上親自簽名。
    2. 繳交財產增加單。
    3. 貼產編貼紙。
    4. 將貼上產編的設備照片寄Email給系辦(瑞智)。
    5. 學校財產增加流程。(約1~2週)
    6. 學校完成財產增加。
  4. 學校於傳票日後約3天付款。傳票日可從主計室-網路請購系統(老師) > 收支明細中查看。
  • 簡易流程:取得報價單 > 向教授/計劃主持人確認 > 學校請購流程(約1~2週) > 取得發票 > 學校核銷流程(約1~2週) > 學校財產增加流程(約1~2週) > 學校主計室處理(約3天) > 學校付款
  • 以上說明沒有提到交貨。原則上請購完成就代表學校同意並核准採購,這時就可以請廠商出貨了。越早交貨越好,以免學校財產清查時東西還沒到,正常流程是在處理財產增加單時就要到貨。

1. 請購

  1. 向廠商取得報價單。
  2. 到「主計室-網路請購系統」,以老師的帳號登入。
  3. 點選上方的「計劃請購查詢」。
  4. 按「新增請購」。
  5. 勾選「科研採購」後按「下一步」。
  6. 填寫「用途說明」。
    1. 科技部計畫如:機器人實驗室,購買<欲購買物品名稱>
    2. 系上經費如:機器人實驗室王榮爵老師,購買<欲購買物品名稱>
  7. 選擇「計劃編號」、「經費用途」、「金額」。「金額」可以最後再填。
  8. 依照報價單內容填寫「品名/規格/用途」、「單位」、「數量」及「總價」。
    1. 若報價單上的品名沒有中文或看不出是什麼品項的話,請自行補充,並同樣以原子筆標註在收據上。如:原本收據上品名只有「SG90」,則自行補充爲「SG90伺服馬達」。最好是請廠商開立符合我們需求的報價單。
  9. 按「編輯收款人」。
  10. 填寫「受款人代碼」、「受款人姓名」及「含稅金額」。
    1. 依照「代墊」與否,在「受款人代碼」中填寫老師的員工代號B32008(代墊)或廠商的統一編號(非代墊)。填寫完後按下Tab鍵會自動填入「受款人姓名」,若沒有自動產生就自行填入老師或廠商。通常「設備費」不會代墊。
    2. 在「含稅金額」中填寫該報價單的總含稅金額。
  11. 確認右上方的「編輯經費」、「編輯品名」及「編輯受款人」的加總金額正確且一致。
  12. 按下「存入」。
  13. 列印請購單。

若是科技部計畫十萬元以上

  1. 至「學校網站」、「總務處」、「事務組」、「科研採購資訊」下載財務勞務議價紀錄。
  2. 完成「財務勞務議價紀錄」,(相關問題請洽事務組謝廣和先生,05-6315227)
  3. 將報價單及財務勞務議價紀錄附在該請購單上,送系辦。
  4. 若請購完成,則此請購公文會送回系辦的老師信箱中。

請注意報價單廠商和學校都設有有效期限,學校主計室的期限爲1個月。

2. 核銷

  1. 向廠商取得收據。注意收據的開立日期要晚於學校核準請購的日期。
  2. 到「主計室-網路請購系統」,以老師的帳號登入。
  3. 點選上方的「計劃請購查詢」。
  4. 點擊「購案管理」,選擇「購案類別」爲「科研採購」。
  5. 找到並勾選欲核銷的請購單號。
  6. 點擊「報銷」。點擊「實支核銷」後按「下一步」。
  7. 按「編輯收款人」。
  8. 視情況勾選「代墊」,並填寫「發票/收據號碼」、「發票/收據日期」,並再次確認「受款人代碼」、「受款人姓名」及「含稅金額」。
    1. 若此收據的金額要匯到老師的戶頭的話,請勾選「代墊」。若要匯給廠商,則取消勾選「代墊」。通常「設備費」不會代墊。
    2. 在「發票/收據號碼」中填寫發票號碼(如:WX91434527),若不是統一發票,則按一下上方的「填入收據」按鈕。
    3. 在「發票/收據日期」填入民國年月日的七碼日期(如:111年12月31日填爲1111231)。
  9. 確認右上方的「編輯經費」、「編輯品名」及「編輯受款人」的加總金額正確且一致。
  10. 按下「存入」。
  11. 選擇列印「一般黏貼單」。系統會提示完成「財產增加單」,並繼續進行「連接財產增加單作業」。
  12. 勾選「財產(新增)」。
  13. 選到「王瑞智」,點擊新增
  14. 分上下兩半部,上半部紅框先填
    1. 財產別名->(填入購買物)
    2. 廠牌型式,
    3. 使用部門->B32電子工程系(含碩士班)
    4. 存置地點->ATC0206智慧型機器人系統實驗室
    5. 保管人->王榮爵
    6. 經管人->王瑞智,填好後存入
  15. 下半部先按新增,裡面的科目代碼就依請購單上的章為主ex:A1112,單價就填章上寫的金額,填好後存入
  16. 中間點擊離開,回到主計室請夠系統
  17. 點擊該計畫前面的一小本書,勾選「實支核銷」那列並列印,即完成。
  18. 若請購單上有蓋「核銷時請加會保管組」,需要在黏貼憑證用紙上勾選保管組。

3. 財產增加

  1. 請經費來源計劃主持人(老師)確認並於財產增加單上親自簽名,交給系辦。
  2. 貼產編貼紙。
  3. 將貼上產編的設備照片寄Email給系辦(瑞智)。
  4. 至「學校網站」、「總務處」、「事務組」、「科研採購資訊」下載驗收紀錄。
  5. 填寫驗收紀錄,並將之附上,送出公文。

廠商須知

報價單

  1. 報價單上各品項之品名需含有中文(如:無刷馬達、電源供應器),不能只有型號或英文品名。

收據

因本校銷賬所需,請貴公司開立發票(收據)麻煩注意以下各點:

  1. 發票上各品項之品名需含有中文(如:無刷馬達、電源供應器),不能只有型號或英文品名。
  2. 在優先滿足第1點的情況下,發票和報價單等各處之品項、產品名稱/型號、價錢及數量等需一致,至少需要能夠清楚判斷爲相同之品項。
  3. 發票開立日期必須晚於報價單開立日期及學校請購流程完成日期
  4. 發票上需蓋有公司/負責人章或帶有前者之統一發票專用章,且不能爲影本。電子發票證明聯不在此限。
  5. 發票上之字樣需清晰可見。
  6. 發票請打統編與抬頭。
    • 抬頭:國立虎尾科技大學
    • 統一編號:64967512